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审计报告中应该如何使用文字及措辞

文章发布:2018-09-27 来自:育德会计培训

“你的表达方式比你的表达内容更重要。”很明显,这句话夸大其词。但需要引起重视是:如何表达才会有说服力。一份表达清晰的审计报告是一种行动号召,但表达不清晰的审计报告可能导致员工有不恰当的行动或不采取行动。在某些情况下,表述不清晰的报告可能会破坏工作关系或损害审计师的声誉。看似不起眼的小事可能至关重要,因此,措辞表达方式会影响接受审计师建议的可接受性。

最近,我查阅了自己的通讯录,询问几组审计人员在审计报告中不应使用哪些陈述。总而言之,我收到了满意的答案。他们的一些建议绝对值得借鉴,因此以下是“在审计报告中不可触碰的十大警区”。

01

避免说“管理者应该考虑......”

审计报告应该为具体行动提供可执行的建议。当我们的建议仅仅是“应考虑某些事情”时,即使是最紧急的行动呼吁也会被拖延。审计员并不想得到管理层这样的回应:“好吧,我们会考虑的。”

避免模棱两可

02

我们经常用这类词语:“看起来”或“我们的印象是”或“看起来像”来避免正面表述。避免具体情况可能会更安全,但是模棱两可的表述过多时(尤其是在同一句话中),很有可能让读者认为——报告未提供可论证的事实。读者希望根据报告获取事实,而过度模棱两可会使可执行的建议听起来像“预测”,而没有事实依据。

03

谨慎使用语气增强词

 “有重大意义”、“很好地”或“非常”等词语有增强语句重点的效果,似乎与推诿之词相反。实际上,这些语气词的“非特定性”使它们成为另一种类型的“模棱两可之词”。语气增强词会让读者有这样的疑问:与什么相比具有“意义重大”?根据什么标准判断“清楚?如果您经常使用这类词语,同一报告的两位读者可能会有不同的想法:如利用23%的比例来描述一件事,但“比例非常大”意味着什么?

避免将问题“绝对化”

04

具体描述问题值得提倡,但是“所有”,“没有”,“从不”,或“永远”这样的词语并不合适。“你总是”和“你永远不会”这样的词可能分散读者注意力,使其去寻找规则例外的情况。“测试了10个交易,均未被批准”—— 比“交易永远不被批准”,更有说服力。 

05

避免责怪

内部审计报告的目的是为企业带来积极变化、找到问题的来源,而不是指责。当我们的报告呈现为中性而非侵犯性时,我们的报告更有可能被接受。对于一份报告来说,确定行动建议比说“这是Fred的错”更有效。

避免认定“管理层失败”

06

诸如“管理层未能实施适当控制措施”等陈述会困扰实施纠正措施的人。 在报告中只需简单地说明这种情况,而不要用“失败”等词语来指责管理层。这样更有可能让管理层采取纠正措施,与管理层保持的良好关系有助于下一次审计。

07

避免将客户定义为“被审计者”

几年前,接受审计的人通常被称为“被审计者”。 今天,许多专家认为这个词汇具有负面的含义。 内部审计已经成为一个协作过程,“审计客户”等术语表明我们正在与管理层合作,而不是为他们开展工作。

避免不必要的专业术语

08

每个行业都有大量的技术术语,但在报告中越避免“专业审计用语”,越能确保有效传递消息。 例如,在审计报告中大量使用如“交易控制”或“分层抽样方法”等专业术语,会让读者不等阅读完报告就一头雾水。

09

避免邀功

在审计报告中使用诸如“内部审计发现”或“我们找到”等短语看似很吸引人。管理人员经常会对你的行为感到愤怒——因为审计发现的事实并不都很与管理层意愿一致。

避免用夸张的词语吸引读者

10

努力让读者记住你的建议并采取行动——不要用夸张的词语或臃肿的短语来打动人心。

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