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合同管理与采购流程问题的审计案例

文章发布:2018-08-23 来自:育德会计培训

— 前情回顾 —

20XX年,某集团公司审计组对下属单位进行采购合同专项审计。调查过程中,发现该单位在材料采购流程方面,除了制度有点不健全之外,其他流程上并没有什么明显的缺陷。

但当审计组确在审查大宗材料采购业务时,通过对比分析方法发现:该单位当年材料采购中有大额的汽车配件和摩托车配件采购费用,高达13万元,而这在前一年仅有少量发生。这一异常情况引起了审计人员的注意。

不过继续调查这些采购合同发现流程上是完全合规的,购买价格也没有过高的情况。查阅凭证、发票、入库验收单等资料,都手续完备、无懈可击。难道是审计人员多心了?

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在后续调查固定资产模块的时候,审计人员发现单位车辆只有轿车、货车、客货车各一台及两台已到报废年限的桑塔纳。并且今年没有新买车辆。就这些老车既然要13万的维修配件费?更可疑的是公司根本就没有摩托车,那为什么还要采购摩托车的配件呢?

于是审计人员立马对这批零件进行了盘点,经实地盘库发现根本就并没有相应的汽车、摩托车配件!而且今年配件使用的情况只有零星的很少量!看来这几笔采购果然有猫腻!

在大量可靠证据面前,审计人员决定与被审计单位会计、公司经理正面接触。在一连串有力证据与环环相扣的提问下,该单位经理、会计相继交代了问题。原来在20XX年8月底,该单位决定委托某经贸有限公司购买大众轿车一台,9月3日接回新车,10月23日以付汽车配件等材料名义付款22.15万元(其中车款、附加税、定编、落户及牌照等合计18.93万元,增值税3.22万元)。

该单位未经审批,以签定虚假采购合同,变通材料费方式超标准购车。至此,问题已全部得到落实。

根据掌握的证据,审计组及时向主管领导作了汇报,提出处理意见。集团决定撤销分公司经理职务,按有关规定进行罚款,没收违规所购车辆,并对该单位党委书记、经理进行了通报批评。

抛砖引玉

01

合同之锅?采购之过!

上述案例是一个典型的偷梁换柱、化整为零的舞弊手法。看似好像是将购车合同拆分成多个配件采购合同来蒙混过关,好像是合同管理方面的问题。但细想一下,其实整个采购流程都是失控的。

《企业内部控制基本规范》中提出:“采购业务从计划(或预算)开始,包括需求计划和采购计划。企业实务中,需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划,采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后,统筹安排采购计划,并按规定的权限和程序审批后执行。”

其个采购流程从采购需求开始就开始失控了,下面我们就几个典型的采购环节来做一下简要的分析:

1、年度采购计划:从案例中我们可以看出,购买新车显然是超过集团的预算的,因此如果把买车纳入采购计划明显是不显示的。但是这笔费用得出啊,怎么办?行,我走配件费用!但是其实这个部分的采购计划和公司实际车辆情况是不符合的,只有5辆车,还有2两是要报废的,这一年要修二十几万?可见对于采购计划根本就没有结合实际情况进行审核。

当然以上是假设他们企业有采购计划,可能根本就没有也说不定……

2、采购申请:只要你在企业采购过东西你肯定知道,要用企业的钱买东西,购买理由你得写的清清楚楚。没有最严格,只有更严格,只要能不批,公司一定是不会批的!然而在这家公司可不一样。连辆摩托车都没有,我都可以申请去买摩托车的配件?!而且还通过了!这采购申请根本就不看嘛…

3、采购过程:这里涉及到供应商的选择、采购价格的确定、合同的签订等等。这些流程在这家企业还是可以的。不过,流程虽然没问题,但是你这个合同审核根本就是假的吧。买摩托车配件的合同你都通过??

这么说也不对……可能还是审核了一下,至少和买车的总价是对的上的…

4、采购验收:这个嘛,就不说了。东西根本就没有的,就更别说验收入库了。这个估计也就是走一下流程吧。不过我好奇的是,你的车怎么验收入账的啊??

好了,说了那么多,客观的说一下。能一个人打通那么多环节,让采购、合同的内控全面失效,而且车也是给领导用的。不得不说有可能这就是“管理层凌驾”。领导要买车,集团又不肯,底下的人也没办法,只能如此铤而走险。内控也爱莫能助啊……

02

合同OK,就没风险了?

案例中审计人员核查采购合同时“对购销合同审查时,发现合同完全符合要求。查阅凭证、发票、入库验收单等资料,都手续完备,看似无懈可击。”,但是“无懈可击”的合同就不存在风险了?

内审人员在做审计或者是内控评价的时候,经常会遇到这种情况。在做穿行测试的时候,拿着一笔业务,从采购计划(若有),采购需求,采购合同,采购执行,采购验收等流程一路走下来,看看流程没落,签字完备,一个OK就上去了。但是这样并不是就意味着这笔业务就没有问题了!

首先,有可能这份合同本身就是不合实际的!并且所有的审核人都是审核不认真的,或者是仅仅对合同条款和内容是否存在风险发表了意见,对于合同本身是否必要,是否合理,并没有很关注。

其次,也有可能你采购验收入库的东西和买的东西根本就不是一回事。不过这个有可能就是仓库和采购联合舞弊了。虽然这个可能性比较小,但也并非没发生过。因此,必要的时候可以查一查这批货物后续的流向:是去生产了?还是用掉了?还是卖掉了?或者说如果有留下的,那更好了,去抽盘一下,看看对不对。这对于采购流程的内审也是非常有帮助的!

03

车卖掉了,账该怎么做?

从流程上和资产账面上来说,这个车是被拆成各种“零件”入库了。估计财务账上也是如此,不然多了一个固定资产一查就能查出来。那么这笔账记的也有问题。原本是固定资产分期计提折旧的。现在你一下子20多万直接近存货,甚至还有可能当期费用化!这个在账务处理和税务缴纳上,可能也存在一定的风险!

不过相比对被审计单位来说,经贸公司的“烂摊子”可能更难收拾。对他而言,明明卖出了一辆车,但账面出去的却是一批零件,明显的账实不符!挂羊头,卖狗肉还真不知道他们是怎么入账的!

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