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一个简单的盘亏审计案例

文章发布:2018-11-06 来自:育德会计培训

  某公司审计部曾经经历过一个非常搞笑的审计项目,那就是对下属公司柴油的盘亏专项审计,为什么说这个审计项目搞笑呢?因为就凭常识都可以判断出来的错误,某些人信誓旦旦说,一定是被盗了。在子公司内部不能确定盘亏原因及确定责任的情况下,对公司进行了汇报,公司领导安排集团审计部介入,与子公司财务、仓储部门一起进行柴油盘亏的专项审计。

       审计部人员到位以后,先对柴油的存放位置及容器情况进行了现场确认,该子公司是生产柴油发动机的工厂,所以柴油的使用量是比较大的,经落实,共有三个地方存放和使用,那就是生产老厂区、第三方物流和新厂区。其三个地方的容器和管理方法也是不同的,老厂区有一个很古老的油管,露天存放,大约容量在6吨,使用时通过流量计还记录使用数量,摄像头24小时监控;第三方物流是油桶,每次通过流量计卸一定数量的柴油,主要是仓库叉车使用;新厂区柴油储存罐是埋在地下的,主要是用来试车使用,加油枪在试车台位置,试车台前后两个摄像头24小时监控,全区域覆盖,从整个容器的物理情况看,发生偷盗最大的可能性就是第三方物流仓库。

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       结合以上现场确认,审计部人员进行了以下审计程序。

       首先,对账面数与本次财务盘点的结果进行了确认,结果盘亏100多吨,但两个容器加上第三方物流的油桶总量才60多吨,这样就确定了盘亏的数量。

        然后,审计人员调取了老厂区油罐位置的监控,由于监控的时间保存时间较短,没有任何发现;同时,对油罐下面一个上锁的出油口进行了查看,不可能打开,因为打开以后,人是没有办法控制的,起码会留下流油的痕迹,这样基本排除了被盗的可能性;对新厂区的监控也进行了查看,没有收获,但从这个角度看,新老工厂人为盗油的可能性就非常小。

        结合以上情况,审计人员对第三方物流叉车的数量,工作时间,理论耗油量等要素进行了粗略核算,可以确定存在柴油被盗的可能性,没有证据确认,但数据不是很大。

        在基本排除了人为大量偷盗的行为以后,这样审计人员就转变了一下角度,从收、耗两个角度出发,确认柴油盘亏的原因。

        首先对柴油的入库管理进行了资料抽查和参与人员的咨询,石油公司在接到工厂发货订单以后,会根据公司要求,进行车辆、吨位数量的安排,并且对车辆行车路线进行了GPS跟踪管理,分别在以上谈到的三个卸货点卸油,但工厂对卸油的数量是根据油罐车的流量表记录的,没有自己的流量记录设备;同时,这样就无法确保加油车数量的准确性,近协调采购人员与石化公司销售人员进行了沟通,人家说确保数量的准确性,司机也不存在中途卸油的可能性。

        然后,审计人员对车间耗油情况进行了现场查看和记录抽样检查,结果发现了问题的真正所在。原来子公司对柴油的耗用通过定额控制,根据车间主任的说法,那个定额根本无法确保正常工作,但会考核他们。因为好用流量表一直也没有人来查看,所以耗油量他们就直接根据定额数编一个,达到不考核的目标就行,真正的耗油他们根本不管,财务成本核算也根据车间提报的耗油量进行核算,日积月累,导致大量账面柴油库存,但实际早就被用了。

       根据以上审计的程序,审计人员和采购部门、生产车间、仓储及财务等相关部门进行了沟通,在他们认为有必要的前提下,在加油环节增加了一个流量表,记录加油数量;根据公司规划,逐步取消了第三方物流的使用,规避了第三方物流柴油被盗的风险;结果柴油机试车的耗用情况,调整了耗油定额数据,后期财务部门严格根据流量表进行成本核算,并且加大了盘点和现场过程监督的力度。

        虽然审计部最后没有确认柴油损失是否被盗,但应该在第三方物流仓储一定存在;但通过这件事可以看出,财务部门在日常的管理过程中,其监督职能的发挥是及其有限的,尤其是常识性的理解,到会搞出如此搞笑的定论来,说明财务和业务的融合势在必行,刻不容缓。尤其是审计人员,更不能坐在办公室搞审计,深入现场,结合常识,才是审计的生存之道。


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