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浅谈不合规原始凭证的审计

文章发布:2018-09-30 来自:育德会计培训

规范的原始凭证包含两个要素:一是本身合法,即由财政、税务部门监制的允许使用的发票、收据、车船及机票等反映经济业务发生的书面证明;二是使用合法,即填制的原始凭证具有真实性、合规性、合理性、完整性、正确性等特点。实际工作中,审计人员在把握以上两个基本要素的基础上,应重点对下列不合规凭证进行审核。

1、白条及非正规单据。白条是指自制或外来的书写证明收支款项或领发货物字样,用来充当正规发票的原始凭单。非正规单据是指国家税务部门监制以及财政等主管部门监制以外的所有非法印制的不能作为商品和服务收入和费用列支的单据。虽属国家财政、税务部门监制,但单据标有过期作废以及超过限额的单据视作非正规单据。对审计中发现的白条及非正规单据,审计人员要分析业务发生的具体原因,防止虚假和舞弊的发生,对能取得正规发票的而未取得的,要移交税务部门处理。

2、字迹模糊及印章不清的单据。指原始单据上单位名称、开票日期、物品名称、规格、单位、数量、单价、金额以及纳税人识别号等字迹模糊不清,单位发票专用印章加盖模糊,无法识别具体单位的单据。具体审核时,要仔细看发票抬头是否与被审计单位相符,开票日期与报销日期是否相符,内容填写是否完整、齐全、正确,计量及金额是否准确,同一单位出具的发票号码和日期是否矛盾,是否加盖的“发票专用章”等,以防止用虚假报销,套取资金。

3、无具体购物名称的单据。指发票上仅笼统地填写“办公用品、食品、电子用品、劳保用品、水产品、福利用品、礼品、材料费”等,但无具体物品名称、规格、单位、数量、单价、金额的单据。审计人员对这样的发票,一是要找财务负责人及经手人查明具体内容,二是要强调今后单位财务人员要拒绝接收,不予报销。对于定额发票,要规定凡超过一定限额以上的,要附所购物品明细清单。

4、开票日期与报销日期过长的单据。一般情况下,发票的开具日期与报销日期,不会间隔太长,对于间隔时间过长的发票(特别是跨多个月、跨年的),审计人员要查询原因,追究是否存在虚假报销。如在审计某单位时,该单位12月份报销的燃油费中涵盖了该年度内2、4、6、8、9、11、12月出具的发票,某年3月取得的3张同金额为9772元购进同一材料发票,分别在该年的4、7、11月分3次报销,经审计属虚假报销。

5、内容不完整的原始单据。即不能完整说明经济业务内容的单据,如:通过金融机构付出款项只有发票没有金融机构开具的汇款、付款回单的;接待费单据后无被接待单位来函、就餐审批单、点菜单等要件的;会议费单据后无上级单位会议通知、本单位申请和主管单位审批意见等要件的;建筑、维修(护)等工程发票后无合同、预决算和预决算审计报告以及招投标资料等要件的。对内容不完整的原始单据,审计人员要在细查和分析的基础上,判明真假,对虚假报销要纠错,数额较大的要移交纪检、司法部门处理,对真实的发票,责令被审单位补齐有关要件。

6、超标准列支费用的单据。指超过国家财政税务部门和地方政府、财政、税务、纪检等部门制定的法规、条例、办法等列支的单据,如:超标准列支接待费、会议费、办公室精装修、购置办公设备及物品、列支差旅费、福利费等等。审计时,审计人员要对照法规、条例逐一审核。

7、业务量较大或出现频率较多的单据。业务量大或出现频率较多的单据报销时,被审计单位容易利用机会作假。对这样的经济业务,审计人员要根据被审单位的规模、经济活动规律以及会计核算的特点,审核发票的真实性。如某单位执法船燃油费列支金额远远超过按该船实际马力、实际行驶里程和时间计算的理论耗油量。经调查取证,该单位承认了用燃油单据抵顶了一些违规公务支出的事实。

总之,利用不合规原始凭证虚假报销问题,各地屡见不鲜。在当前财经法纪日趋完善的情况下,个别单位仍会置若罔闻,我行我素,他们会采取各种名目,用正常渠道,以虚假的单据报销来隐匿“三公经费”等公众关注的经费支出。只要我们审计人员充分发挥主观能动性,具体审计中多动脑、多研究、多分析,就能为维护国家法律法规,保护国家资财起到更大的作用。

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