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企业内部审计师访谈技巧

文章发布:2018-09-14 来自:育德会计培训

内部审计师访谈技巧

对于高阶的内部审计师来说,如何在审计访谈中提出恰当的问题往往比掌握内部审计技能更为重要。通过巧妙的提问,我们可以与受访人员建立融洽的关系,加强对访谈情况的理解,鼓励他们畅所欲言。如果我们由于使用不恰当的访谈技巧而得不到需要的信息,即使是拥有最好的分析技能也无济于事。这就是为什么大多数内部审计师都要接受如何进行内部审计面谈的正式培训。通过培训我们可以掌握访谈的重要规则,因而它是必不可少的。

但在有些情况下,却需要“打破”这些“规则”。你可能听说过内部审计员应该多询问开放式问题,从而获得更多的洞察力。你可能还听说过,以一张便条开始审计面谈,寻求一致意见,并保持积极的语气是个好主意。一般来说,这些规则都能提供极好的建议。但有时,遵循这些规则弊大于利。

01

询问开放式问题?

例如,开放式问题比“是”/“否”问题更好的标准规则。这通常是正确的,尤其是当你与受访人员相互信任、彼此坦诚,谈论的话题不具有威胁性的时候。但最近研究表明,提问者(无论是专业人士)在问询之前,最好从本质上评估一下访谈的性质是更倾向于合作还是竞争。

最近的《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)中有人提供了一个购买二手iPod的例子。如果买方向卖方询问“这个iPod有什么来历”,可能会和询问“这个iPod有没有破损”得到的回答有很大区别。因为前者属于开放式问题,迫切想要达成目的而回避这种问题的被提问者会更容易说谎。

02

消极比积极好?

内部审计师一般都会在访谈期间保持积极,乐观的基调,这是至关重要的。它能让我们与客户交谈时,听起来不那么像控诉和指责。但是,有时候,我们也需要根据现实情况来缓和这种积极的态度。内部审计师提出极难回答的问题,受访人员很可能会给出带有对抗性的答案(例如,一项任务的最后期限就要过去,或是公司的生产预测过于乐观),这时有些专家建议采取消极式的提问方法。如果像这样问,“这项工作不会按时完成了,是吗?”受访人员会觉得内部审计师向其表示了理解而愿意给予诚实的回答。这种提问诀窍的关键在于一定要消极地构建你的问题,要带着同理心而非指责的意味提问。

03

按恰当的顺序提问?

我们很自然的会以轻松、毫无威胁性的问题开始审计访谈。一般来说,这种方法是值得推荐的,因为它有助于放松受访人员的心情。但有时这样轻松的开头本身可能就是个错误。新的研究表明,如果你先带着更敏感、更具干扰性的问题提问,人们可能会更全面地回答问题。

根据发表在《消费者研究杂志》(Journal of Consumer Research)上的一份报告,人们在进行问题干扰性递减的谈话时,更容易透露出敏感的信息。研究人员指出,如果你从一开始就问:“你曾经有过对某个人做一些可怕的事情的想法吗?”然后再问:“你有没有在身体健康的情况下请过病假?”就变得不那么吓人了。(我不建议在审计访谈中询问以上任何一个问题,但这无疑是个很好的例子)

然而,这种从最棘手的问题开始访谈的方法会对维持客户关系带来不利影响。这种提问顺序不适合运用于审计工作的启动会议,但之后每次与受访人员交谈前,内部审计师都应当认真考虑提问的最佳顺序。

04

多多益善?

在访谈中,明知故问会浪费双方的时间同时加重维系客户的风险。然而,大多数内部审计师仍然能在问错问题的情况下通过提出更多的问题来改善双方的关系。根据《人格与社会心理学》(Journal of Personality Social Psychology)杂志发表的研究,越是提出更多问题的人越会被认为更讨人喜欢。可以想见,明智的提问可以建立信任和移情的纽带,从而带来更好的审计结果。

在最近一期的《哈佛商业评论》中,两位研究谈判和组织行为的研究人员指出,人们总是不喜欢表达出自己的疑问,担心这样会显示出自己的不知情或冒犯。但是问问题能够“促进学习和思想交流,激发创新思维和人的行为表现的提高,从而在团队成员之间建立融洽、信任的和谐关系。”它能够通过揭示不可预见的陷阱和危险来减轻商业风险。”研究人员并没有专门写内部审计,但这听起来很像我们都希望去实现的。

关键的是,即使我们知道了有效的访谈技巧的要点,这些规则也可能有重要的例外。有效的访谈比简单地询问信息更为重要:它是一种艺术和科学的混合,可以决定审计职业的成败。这也是高阶的内部审计师始终坚信终身学习、实践技能和在每个客户会议之前做好充分准备的众多原因之一。

这是我关于访谈的一些想法,由研究发现所补充。欢迎你提供其他有效的访谈技巧。

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