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一单压车费的审计

文章发布:2018-12-03 来自:育德会计培训

前几天,负责海运货代业务的经理找我协调一笔压车费,说因为我们生产的原因,造成进厂车辆等待超时,要求我们承担压车费500元/车。之前业务员一直拖着,对方不依不饶,甚至人身攻击。该客户是一个老客户,上个月刚结清欠款,退出不做了。我对业务说的情况半信半疑,问审计员说的也不是很准确,于是要求认真核查此事。


一.要求提交材料


1.业务对此事的书面说明,来龙去脉,详细清楚。

2.客户对此事的情况说明,与业务的说明进行核对。(我还要了客户的联系方式,现场通话核实录音留证)

3.根据说明材料,排查责任主体,要求责任主体提交书面材料,详述经过和原因。

4.审计员落实合同、发票挂账结算情况。


二.资料搜集情况

1.业务书面说明和客户书面说明基本一致,看来是预先沟通了。

2.通过OA发货流程看,确实是发货环节超出12个小时。

3.并无相关制度规定发货时限及考核依据标准。

4.仓储部门的澄清说明还没有提交,核对后再分析评判责任和处理意见。

5.合同约定了进出厂时间控制在12个小时,超出需要协商增加费用。




三.存在问题要点


1.合同已经超期,到期未续签,这笔费用的业务超出了合同有效期。这个违反了公司招标管理制度,也不符合合同管理规定。

2.合同约定了车辆进出厂超时需协商增加费用,但是发生后未及时协商请示,客户开具发票后才发现,又未履行非常规费用审批,这是业务的失职,也是监管的失职。当初审核的发票为什么没有识别这一问题并及时处理,以至于造成被动。

3.该客户退出,已经结清款项,又来要超时费,说明当初的协商并未达成共识。我们内部以为扣除了不予结算,对方以为发票开具了应该结算,五月份的事情遗留下来,捂不住十一月份又浮出来,这是很荒唐的。业务,监管都有责任。

4.合同约定和制度要求脱节,既然合同约定了进出厂控制在十二个小时,那么业务,仓储,物流等部门就应该达成共识,一起努力保障不超时造成压车,一旦形成损失必须明确追责。



四.处理解决方案


1.按合同应该承担超时费,但要双方协商承担标准,确认后补偿客户诚信履约。

2.对业务未及时报备审批造成的工作被动,按制度考核处理。

3.对制度要求与合同约定脱节,限期修订相关制度,明确内控分工和考核标准。

4.将问题通报业务,仓储,物流,监管等部门和经办人,必要的话就问题及整改进行培训,亡羊补牢,杜绝再犯。

5.举一反三,排查其他类似的问题,有无合同约定和履行脱节,缺乏制度保障和监督管控的现象,一并予以规范和理顺。

6.客户退出说明我们存在问题,评审淘汰劣质客户无所谓,如果是对方主动退出,说明我们管理有问题,合作共赢才是稳固基础。



五.审计工作反思


虽然事发交接时,新人业务还不熟,但也要引以为戒。


1.不求甚解,工作敷衍。这个问题在发票审核时就应该发现并刨根问底,为什么多出1500元?为什么现在解释和当初备注不一致?业务说什么就是什么?不辨真伪,囫囵吞枣,这是不对的。


2.合同监管,失控问题。合同履行监督如何执行的?每个月查合同执行情况,为什么没有发现合同到期未续签?没有一个系统的思路,没有一个兜底的意识,肯定是监管碎片化,工作缺乏主动性。合同超期了到结算才发现,要强化过程控制及时关注跟踪督促。


3.出现问题,思路不清。发现管理漏洞,思考几个问题。

3.1存在什么问题?

3.2违反了那条规定?

3.3应该怎么做才是正确的?

3.4如何处理,依据是什么?

3.5需要改善什么,如何做才能杜绝和避免再次发生?


如果一个审计人员不能解答上述五个问题,就未能真正把问题搞明白,也就无法指导和纠正业务问题,更不能赢得业务的尊重和敬畏。


诚信是公司的经营理念,可是在签订合同时,在履行合同时,在监督合同时,是否真正贯彻了合同要求,是否把合同约定和内部流程联系在一起,并有相关的制度约束做保障。如果业务视合同为儿戏,仓库不知道如何配合要求,审计监督不知道标准依据,又怎么保证合同执行和监督管理到位?!



这看似一个偶然的小问题,却是系统的管理问题。我们要思考如何保证合同在有效期,合同约定与内部要求吻合,避免出现执行脱节,如何在审核时发现问题,了解及时深入,问题彻底解决。这个案例的问题发生在五月份,业务掩饰不住才浮出水面,发票环节初露倪端未觉察,再次暴露已是矛盾激化。工作不求甚解,不懂不明白,逃避怕考核,陷入被动的是自己,蒙受损失的是公司。


作者:燕归来


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