当前位置:首页 >> 会计实操 >> 正文

会计人员如何训练有素的装订原始凭证

文章发布:2018-12-05 来自:育德会计培训


 一、原始凭证粘贴为什么要有顺序

(一)原始凭证是会计档案,要保留很久的时光,一代代的会计人要从会计档案中寻找真相、规律、智慧,所以要给未来的查阅预留一个便利的路径。

(二)如果从税务局稽查的角度看,税务局的人员更喜欢严谨有序,粘贴有章法、有规矩原始凭证,这样的凭证对于提高稽查的工作效率是有帮助的,没有会计喜欢税务局长期在凭证查询环节耽误时间,在凭证查询环节滞留久了,没有问题也能被看出问题,提高稽查效率是利己利人的一件好事。

(三)从审核的角度看,有序排列粘贴的凭证,会让各级审批者有一个规律性的动作,不会翻来覆去的看缺了什么单据,给审核或审批人员提供一个便利的条件,会节省整个审批流程的时间,浪费审核时间是公司运行的不该发生的成本。随着时间与经验的积累,越发觉得有序的原始凭证粘贴对会计的流水线作业帮助巨大,在这条签批流水线上,从经办人到CEO,都是签批工人。

二、关键的凭证有哪些

(一)核心凭证,收付款单据、发票、资金或业务签批单、合同、质检单、入库单等业务证明。

(二)各类不同的单据有自己的使命,代表不同的经济含义,没有一种凭证可以解决全部的财务、税务、内控、融资等领域的任务。所以,对凭证进行分类管理是有必要的,谁先谁后是根据管理的需要进行安排的。

(三)如果在那么多的单据里继续提炼,则资金凭证、税务凭证、内控凭证是优先看的单据,资金让自己活着,税务让你怎么活着,内控是证明自己怎么活着的。在各有千秋的管理认知里,找到最核心的就是抓住了本质,如果再从这三个单据里选一个单据作为最重要的,那就只有资金了,但这样过于简洁的凭证无法形成管理的链条,是不可取的,这就等于在寻找一个能解决全部管理需要的单据,现在的国情、商情无法解决这个问题,以后智能单据、智能财务普及了可能会有改进的机会。

三、如何排序粘贴

(一)以采购与付款循环为例,说明单据粘贴的顺序,背景是发票、物资入库等环节都完毕。这个单据链条包括:付款单据、发票、资金或业务签批单、合同、质检单、入库单等业务证明。在合理范围内,没有的凭证可以依次补缺,简单说就是没有的单据当然不用粘贴了。

(二)粘贴顺序:资金审批单、银行付款凭证、发票、合同、合同执行进度之质检单、入库单、辅助说明。

(三)排序理由

1、资金审批单是公司内控的凭证,说明资金的管理流程,投资人、企业主最关心的是资金安全,最怕的是投入的资金被无序的消耗,内控凭证就是证明管理质量的一个标志,从资金申请的经办人开始,部门负责人对业务真实性的背书、财务部门对资金预算安排的背书、业务系统负责人对该项支付在战略层面意义的背书、CEO对对程序合法与内容合法做最终的确认,这个信任链条的有序流动,就是内控质量的一个证明。

2、付款凭证,资金审批时没有这个单据,在付款完毕后,需要将该付款凭证向前粘贴,即粘贴到内控用的资金审批单后面,这样可以最直接的与资金审批单进行比对,付款额度一致性、付款方式一致性、付款比例一致性、收款账户一致性,多个比对信息可以在简单翻页的时候直接看。

3、发票,这是一个商务证明或者是涉税证明,证明这个业务对方已经按合同约定开具了发票,这也是财务谨慎性管理的一个体现,即见票付款,进项税额利益已经入账。对方开票,在一般情况下,即不是按完工百分比纳税的情况下,开票即意味着要缴税了,如果对方开票而不交税,要么是没有钱,要么是虚开发票,这一点也要谨慎一些。不缺少发票,在后续的管理环节大家就都省心了。

4、合同是商务证明,有的合同很长,可能有几百页,我们只能将此类合同抽象选择首页(记账合同甲乙方,主要业务条款)、记载资金支付与开票进度页、各方盖章页,用这三页核实收款人、资金、发票,这三类信息是管理的核心数据。

5、质量检验单与入库单,这两个单据要先放质量检验单,后放入库单,在质量合格的条件下办理的物资入库,这样的逻辑会便利理解。

四、辅助说明

(一)按管理的要义进行单据粘贴顺序的安排,如果企业认为最核心的单据是发票,那就把发票放在前面;如果企业要按经济业务的来龙去脉进行管理,那就把合同放在前面,依次为质检单、入库单、发票、付款申请、银行付款单据等。

(二)做这样的标准化管理,前期会遇到到习惯于乱七八糟贴票子的人的抵制,要做好思想工作。财务不是负责贴单子的,这件事一定要明确,谁的单据谁理,粘贴单据是不能由财务人代办的,小企业代办是可以的,大企业不能做这个错位的管理。在一个大企业,如果财务负责贴票子,说明财务的地位太差了,不要打着标准化的旗帜替别人粘票子,领导的票子粘一下是可以理解的。

(三)尽可能的使用增值税发票版的记账凭证,减少单据折叠,折叠后的单据会增加凭证的厚度,会增加打蟹子的工作量,打楔子是保证装订后的凭证美观、便利保存及查阅方便的,装订环节不打楔子的财务是懒会计。

(四)凭证的粘贴顺序管理是会计工匠精神的体现,这个规则实施后,公司的财务管理会自然的提升到一个新的高度。


上一篇:红字专用发票必须要进项转出吗?
下一篇:没有了
学习资料免费领取
满分学霸笔记 名师内部讲义 历年真题答案 考前冲刺资料 免费在线题库 考点全面解析
©20005-2018 长沙育德教育咨询有限公司   文章 湘ICP备13006518号 影响力教育品牌 品牌价值机构 湖南十佳教育机构