数据化审计:问题导向、应用至上、解决痛点

原创: 小叶 数据化审计

什么是审计报告?

审计报告有狭义和广义之分。狭义的审计报告 就是指内审人员在非现场排查、现场检查、业务调研后撰写的用以描述事实、反映问题、提出建议的报告文书。广义的审计报告 则是指内审人员在审计活动结束后,根据审计规程,基于不同的用途而形成的包括审计报告在内的系列书面审计成果,如审计要情、审计报告、移交处理书、风险提示、审计工作提示等。本文所说的审计报告是指广义的审计报告。(下一篇预告:《学会“三体”思维,四步写出一篇传播学高度的审计报告》)

为什么要写审计报告?

最直观的理由是审计工作成果要有载体,但仅仅这样从审计人员的角度认知审计报告,也注定难以写好审计报告。
写审计报告,更重要的是要想清楚3件事:谁是报告的核心读者?他们想了解什么?他们会怎么读? 个人理解,在当前国内企业的实际内控环境中,审计报告的最核心读者是各级领导。审计工作的实质是“审之秋毫,计之公道”,是“审视过去,计谋未来”。工作在“审”,核心为“计”。而“计”必须与核心读者的意图和需求连接起来,才能落地有成效。各级领导不理解、不重视、不关心,审计就是成本,反之审计才能成为资本。作为核心读者的各级领导的需求点、关注点和兴趣点又有哪些呢?就审计报告而言,各级领导感兴趣的其实就是三件事:未知的情况、和其已知认知存在较大偏差的情况、存在未解疑问的情况

优秀的审计报告是什么样子?

很多审计报告只是文字,好的审计报告才是文章。套用一句金句,“好看的审计文字千篇一律,有料的审计报告万里挑一”。

在审计报告“阅读者”眼中,不好的审计报告无非如下三种情况

  • 一是“巧妇难为无米之炊”。检查不深入,情况掌握不全面,没啥可写,鸡毛蒜皮,浮光掠影。只能让领导在心里给审计打上“成本”标签。

  • 二是“不生产报告,只是信息的搬运工”。基础材料全面,但逻辑混乱,问题剖析不透彻,重点不突出。

  • 三是“似曾相识燕归来”。基础材料丰富,条理也分明,甚至文笔优美,但缺少“有趣的灵魂”,有着浓郁的“鸡肋感”。

反过来,一份 好的审计报告无疑 是要符合如下标准:逻辑清晰、观点鲜明、重点突出、建议可行 。对这四点,可以从认知科学、传播学理论、组织行为学等角度进行专业的理解。

1.降维思维

著名的认知心理学家史蒂芬·平克(Steven Pinker)说过:

写作之难,在于把网状的思考,用树状结构,体现在线性展开的语句里。

这个过程非常类似于《三体》中提出的从高维到低维的“降维”思维。

审计报告的撰写面临的也是同样的“降维”问题:审计检查结束后,形成了大量的工作底稿,构成了网状发散形态的信息。基于这些信息,提炼形成树状的问题框架,最后要用一行行文字表述出来。在这个过程中,信息的维度不断减少,因此撰写者和阅读者掌握信息的维度是不对等的,撰写者以降维的方式(网状3维-树状2维-线性文字1维)表达,而阅读者是以升维的方式(线性文字1维-树状2维-网状3维)进行理解。撰写者在降维过程中,需要注意信息的完整性和逻辑性,逻辑不清晰也就无法表达好。

2.结构化思维

人类大脑在处理信息的时候有两个规律:一是不能一次太多,太多信息会让我们的大脑觉得负荷过大;二是喜欢有规律的信息。“不生产报告,只是信息的搬运工”样式的报告,往往给阅读者的感觉是写的每个字都看得懂,然而组合在一起,却不知道写作者想说什么。

在解决问题、撰写报告以及与人沟通的时候,能够找到一个结构,将所有的碎片信息放进去,更容易地解决问题,更清晰地说明观点,就是所谓的“结构化思维”。

报告的逻辑顺序展现了提炼组织报告时的分析过程,如果报告的提炼方式是演绎推理,那么逻辑顺序就是演绎推理;如果报告按照因果关系组织,那么逻辑顺序就是时间顺序;如果对某种现有的结构、流程进行评价,那么逻辑顺序就是结构顺序;如果按类别组织报告,那么逻辑顺序就是程序顺序(重要性顺序)。
写出条理清晰的报告的关键,就是在开始动手写之前,将主题思想放入结构中,并根据以上规则进行校验。如果不能符合以上任何规则,就说明思路存在问题,或者问题还没有得到充分的提炼,或者是报告的组织方式不能让阅读者理解你需要表达的信息。

3.有效传播

审计报告就是将审计人员掌握的信息通过,通过恰当的表达形式(文字、图表)和媒介(书面、口头),将需要表达的意义传导给阅读者。从这个角度看,审计报告是个传播学问题。

传播是指两个相互独立的系统之间,利用一定的媒介和途径所进行的、有目的的信息传递活动。传播即观念或意义(精神内容)的传递过程。

从传播学的角度看,审计报告是各种符号的集合体。符号是信息的外在形式和载体。符号具有三个方面的功能:一是表述和理解;二是传达;三是思考。传播的目的是交流,要交流的是想法、观点。报告用词的选择、是否加黑体,都给阅读者不同的感觉,这就是符号的表述和理解功能。此外,审计报告既然是个传播学问题,就需要有共识,及信息交换的双方必须有共通的意义空间。这个共通的意义空间有两层含义:一是对传播中所使用的语言、文字等符号含义的共通的理解,两个人都说的是普通话,用的是汉字;二是大体一致或接近的生活经验和文化背景。由于社会生活的多样性,每个社会成员的意义空间不可能完全相同,但意义的交换或互动只能通过共通的部分来进行。审计报告需要考虑阅读者的共识空间,交代好问题的背景、范围,可量化表达,才能容易看到问题的严重程度,才能有效传播,而不要总让领导猜意思。
传播学中还有两个很值得撰写审计报告时思考的理论:

“把关人”理论:这个理论认为我们接受到的一切信息,都是经过各种人士的层层过滤和筛选才能和公众见面的。
“议程设置”理论:这个理论认为,传播者可以通过提供信息的各种方式,有效地左右人们关注什么,甚至如何思考这些关注点。

简而言之,我们只能看到别人想给我们看的内容,而内容的背后都隐藏着发布者动机。借鉴和运用好“把关人”理论和“议程设置”理论,才能观点鲜明,有效进行审计价值传递。

4.换位思考

组织行为学中将冲突定义为:当一方感觉对方对自己关心的事情产生或将要产生不利影响时随之会产生的一个过程。它描述了从互动变成相互冲突时所进行的各种活动。囊括了在组织中的各种冲突:目标不一致、对事实的解读存在分歧、对行为预期的不一致。

由于内部审计是组织内部应对消极因素的治理机制之一,其本身的属性就决定了内部审计工作主要包括两部分:一是发现问题,二是推动问题得到解决。上述两方面的工作,都与被审计单位相关,都存在潜在的冲突。就发现问题来说,内部审计部门既然发现了问题,就说明被审计单位存在问题,也就是被审计单位管理层的工作存在缺陷。从某种意义来说,内部审计部门发现问题的绩效,也恰恰就是被审计单位存在问题的证据,所以,内部审计有发现问题的激励,而被审计单位有掩盖问题的激励,二者存在冲突,这些冲突会表现为二者对缺陷是否存在的判断出现差异、对问题的定性存在差异、对问题的严重程度判断出现差异等
从组织行为学的领导力理论角度看,换位思考是进行冲突管理,做好沟通与合作的有效方法。而心平气和、换位思考、切实可行的审计建议无疑可以缓和潜在冲突。

《菜根谭》中有一句话说:“攻人之恶勿太严,要思其堪受;教人之善勿过高,当使其可从。”

这句话的意思是“责备别人的过错不可过于严厉,要顾及到对方是否能承受。教诲别人行善不可期望太高,要顾及对方是否能做到”。
如果说审计是为了发现问题,那么管理建议就是为解决问题而出谋划策,建议方案水平的的高低,直接影响到管理层对问题的解决速度与决策。撰写管理建议时最常见也最忌讳的毛病就是针对性不强,分析问题部份与管理建议之间缺乏相关性,造成建议没有针对性,管理建议泛泛而论,没有明确的方案与做法,没有操作性,更不用说有效果了。

参考文献

[1] 《初识传播学:在信息社会正确认知自我、他人及世界》[美] 埃姆·格里芬(Em Griffin) 著,展江 译
[2] 《金字塔原理:思考、表达和解决问题的逻辑》[美] 芭芭拉·明托 著,汪洱,高愉 译
[3] 朱良学. 结构化思维的科学依据和基本原理[J]. 科技创新导报, 2007(30):59-59.
[4] 《组织行为学(第14版) 》罗宾斯,等 著作 孙健敏,等 译,中国人民大学出版社