数据化审计:问题导向、应用至上、解决痛点

有料的审计报告万里挑一

在『好看的审计文字千篇一律,有料的审计报告万里挑一』一文中,对什么是审计报告、不好的报告和好的报告各有什么特点等内容,全面进行了阐述。

前文要点回顾

  • 要想清楚3件事:谁是报告的核心读者?他们想了解什么?他们会怎么读?

  • 不好的报告主要表现为:“巧妇难为无米之炊”、“不生产报告,只是信息的搬运工”、“似曾相识燕归来”

  • 好审计报告的标准:逻辑清晰、观点鲜明、重点突出、建议可行

  • 好审计报告隐含的思维:降维思维、结构化思维、有效传播、换位思考

降维思维为大家熟知,离不开《三体》的大热。除了“降维”,《三体》还提出了很多思维。知易行难,如何融入这些隐含的思维,落笔写出一篇好报告呢?

和报告相关的“三体”思维

1.降维思维

降维顾名思义就是降低维度,比如我们熟悉的三维降低到二维就是一次降维。

维度的切换在审计过程中很常见:审计检查结束后,形成了大量的工作底稿,构成了网状发散形态的信息。基于这些信息,提炼形成树状的问题框架,最后要用一行行文字表述出来。在这个过程中,信息的维度不断减少,因此撰写者和阅读者掌握信息的维度是不对等的,撰写者以降维的方式(网状3维-树状2维-线性文字1维)表达,而阅读者是以升维的方式(线性文字1维-树状2维-网状3维)进行理解。

报告的撰写是一个典型的降维过程,在此过程中需要注意信息的完整性和逻辑性。只有思考清晰,才能表达有力。具体而言,需要做到如下三点:

  • 隐性思维显性化:组织脑海中的百千想法,去掉感性词汇,用理性词组表达,用数据说话,量化表达。

  • 显性思维结构化:区分出哪些是事实、哪些是观点、哪些是结论。并按照一定的逻辑梳理出内容顺序。

  • 结构思维形象化:搭建搭建层次分明的框架,先框架后细节,驾驭好语言的艺术。

人的思维是跳跃和流动的,思考过程像一条河流,隐性的思维只有通过外在显性的形式、结构化框架承载下,才能给予思维更多的探索空间,进而进一步推动深入思考。在这个过程中,采铜在《精进》中给出的建议是:一是要关掉大脑里评价的声音,重点关注事实和数据;二是要适当地引入混乱与随机,突破思维的“盲区”,避免“证实偏见”(confirmation bias);三是要适当借助矩阵、清单等工具,完善思考的周密度。

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2.思想钢印

思想钢印就是强制性植入某个信念,通过改变人脑中的认知,让人不可改变的坚定某一个概念。

很多报告中经常会出现的语句“进一步增强内控意识”、“不断增强风险意识”等等,实际上也是提出了植入思想钢印的目标:让内控合规、风险成为员工的下意识,而不是口头意识。

植入一个思想钢印的过程就是强化运用思想钢印能力的过程。越来越多概念被思想钢印印住,那么运用思想钢印的能力越来越强。对报告而言,就是要观点鲜明,通过议题设置,有效进行审计观点传递。

审计报告也是应用文

应用文是人类在长期社会实践活动中形成的一种文体,是人们传递信息,处理事务和交流感情的工具。从这个意义上说,各类审计文书(广义上的报告)也是应用文。

1.文体特征

作为应用文,其文体具有如下特征:

尤其是用语体式化,实务中很多报告往往忽略了这一点,在用语上个性化特征比较明显,甚至有泛文学化倾向,写的很散,阅读者看的云里雾里,不知所云。

应用文的这几个特点,使得其不仅可以可以减少信息的冗余,还可以就结构框架进行规律性复用,有利于培养行为和思维习惯。更重要的是,作为一种强制性的固定模式,降低了思考的复杂性,有利于在思考过程抵御情绪化或非理性因素的干扰。

2.上行文、下行文、平行文

应用文必须区分上行文、下行文、平行文。

  • 上行文。指下级机关向所属上级机关的发文,如请示、报告。其行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。

  • 平行文。是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。

  • 下行文。是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。

对报告而言,区分上行文、下行文、平行文,就是要清晰报告的阅读对象。一般而言,给高管层的是上行文(比如重要问题呈阅件)、给管理部门的是平行文(如某一类业务的审计情况反映)、给经营机构或者下级部门的是下行文(如审计报告、某一类业务的审计工作指引)。

在工作实践中,有些审计成果没有注意到不同审计文书的差异,在上行文、下行文、平行文上混用。比如,在审计呈阅件中事无巨细地写了检查过程,工具应用,资金流水追踪的方式等等。但管理层不是审计人员,不会关心问题查证的过程,更关心的是问题的大小和重要性。如何查、如何实现更适合在某一类业务的审计工作指引中体现。

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四步写出一篇传播学高度的报告

具体分为两个部分,首先第一步是确定审计报告的3W1H,其次是具体提炼撰写的三步走。以一个具体的案例进行展示。

0.确定审计报告的3W1H

  • WHAT是什么:这是什么文体?上行文?下行文?平行文?

  • WHO报给谁:报告的使用范围?是否需要口头汇报?

  • WHY为什么:报告的目的是什么?是回答管理层的疑问?是警示经营部门风险?是要求核查处理?

  • HOW怎样写:基于前述三个问题,基本形成报告提纲,可以先沟通汇报,最终确定报告撰写的方式和风格。

举个例子,审计成果提炼时,往往要交代业务背景,比如要说明商业银行基层网点的主要功能,就类似于说明某个业务存在哪些问题。如下的素材,展示的就是一份重点不突出、眉毛胡子一把抓的报告。如果报告通篇都是这个样子,估计阅读者直接就晕掉了。

1.提炼要点

就是要把关键信息点给提取出来。当我们在提炼内容时,要明确这一段它想要表达的核心是什么,要舍得做减法,舍得下手删除。比如,如果需要描述一个女孩很漂亮,就只需要留下跟漂亮相关的内容,其他与之无关的信息如会做饭、懂外语等信息就可以剔除了。这段素材提炼后的要点如下:

2.理清逻辑

理清文字间的逻辑顺序,梳理文字内容的结构。明确段落内容之间的结构关系:循环、递进、时间、重要性等,形成一个展现内容的逻辑顺序的结构图。这段素材厘清逻辑后的结构如下:

3.结构布局

一方面,在内容上,相同的思想(观点、论点、建议等)应使用相同的句型,比如问题都是用同样的语句、同样的结构说出来,同样的主谓宾定状补。每一组思想都是同一类的思想,为了强调这种一致性,一组中的所有标题应该采用同样的句子顺序,做到对仗。另一方面,需要用到一些设计上的手法,如对比,从而凸显出页面的视觉焦点。通过增加对比、做好文字对齐,包括格式的对齐、和内容的对齐。很多人认为“内容重于形式”、“内容决定形式”。但从传播学的角度,形式对内容的影响往往超出人们的想象,有时合理的结构布局会让报告的阅读者对同样的报告内容产生不同的关注。这段素材最后的结构布局如下: